Mehr Transparenz, mehr Vertrauen: Neue Anforderungen für Unternehmen im Vereinigten Königreich

Bereits im Frühjahr 2024 hat die britische Regierung weitreichende erste Maßnahmen auf den Weg gebracht – mit spürbaren Auswirkungen auch auf deutsche Unternehmen mit Konzerngesellschaften oder Betriebsstätten in UK. Die Änderungen bringen erhöhte Anforderungen an bestehende sowie neu gegründete Unternehmen mit sich, die im Companies House, dem britischen Gesellschaftsregister, eingetragen sind.

Zunächst betreffen die neuen Vorschriften die Unternehmensangaben im Companies House: Künftig müssen alle Gesellschaften eine angemessene Geschäftsadresse („appropriate address“) angeben. Postfächer, die keine reale Erreichbarkeit gewährleisten, genügen nicht mehr. Unternehmen müssen die Adresse durch ein appropriate address statement bestätigen. Zustellungen müssen mit Empfangsbestätigung dokumentiert werden können. Bei der Gründung des Unternehmens ist zudem ausdrücklich zu erklären, dass der geplante Geschäftszweck rechtmäßig ist. Eine Erklärung, die im Rahmen der Bestätigungserklärung („confirmation statement“) jährlich abgegeben werden muss. Auch bestehende Unternehmen sind davon betroffen. Zusätzlich ist eine registrierte E-Mail-Adresse für die Kommunikation mit Companies House erforderlich. In Zukunft müssen dem Companies House die vollständigen Namen aller Gesellschafter einer eingetragenen Firma mitgeteilt und diese ebenfalls jährlich aktualisiert bzw. bestätigt werden.

Begleitet werden diese Anforderungen von einer erheblichen Stärkung der Prüf- und Eingriffsbefugnisse der Registerbehörde. Companies House kann künftig unvollständige oder unplausible Angaben ablehnen, zusätzliche Nachweise verlangen und – bei begründetem Verdacht- auch bestehende Einträge korrigieren oder löschen. Bei Verstößen können Bußgelder bis zu £ 10.000 verhängt werden.

Noch steht das Vereinigte Königreich am Anfang dieser Reformwelle. Für den Herbst 2025 ist die Einführung einer Verifizierungspflicht geplant. Künftig müssen nicht nur Geschäftsführer und Persons with Significant Control (PSCs), sondern auch alle Personen, die im Namen eines Unternehmens bei Companies House agieren, ihre Identität über ein zentrales Verfahren nachweisen. Seit März 2025 können z.B. Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sich als Authorised Corporate Service Providers ( ACSPs) registrieren lassen. Diese dürfen ebenfalls Verifizierungen durchführen – jedoch nur nach einer eigenen Verifizierung. Seit dem 8. April 2025 ist die freiwillige Identitätsverifizierung über GOV.UK möglich. Dafür erforderlich ist ein biometrischer Pass, eine aktuelle Adresse und eine für die Verifizierung genutzt E-Mail Adresse. Ebenfalls im Herbst beginnt eine zwölfmonatige Übergangsphase: Bestehende Unternehmen müssen die Verifizierung der genannten Personen mit dem nächsten „confirmation statement“ durchführen.

Auch die Nutzung von sogenannten „corporate directors“ (juristische Personen als Geschäftsführer) wird künftig streng reguliert. Sie ist nur noch zulässig, wenn diese Firma ausschließlich aus natürlichen Personen besteht, deren Identität ebenfalls verifiziert wurde. Zudem dürfen nur noch britische Gesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit als corporate director tätig sein – ausländische Gesellschaften sind künftig ausgeschlossen.

Unternehmensnamen unterliegen künftig ebenfalls strengeren Vorgaben. Sie dürfen keine irreführenden oder täuschenden Elemente enthalten. Zudem wurden die Bearbeitungsgebühren des Companies House umfassend angehoben. Eine Tabelle der neuen anzufallenden Kosten finden Sie hier.

Weitere Neuerungen, die planmäßig 2025/2026 anstehen, betreffen die Jahresabschlussregelungen für Klein- und Kleinstunternehmen. Diese Unternehmen müssen künftig eine Gewinn- und Verlustrechnung einreichen. Kleine Unternehmen müssen zusätzlich einen Lagebericht einreichen.

Weiterhin wird es ausschließlich möglich sein Jahresabschlüsse digital einzureichen. Die übermittelten Daten werden automatisiert auf Vollständigkeit, formale Richtigkeit und Plausibilität geprüft. Zulässig ist die Übermittlung nur über zertifizierte Buchhaltungs- und Reportingtools. Die vollständige Umstellung auf die digitale Einreichung soll in einem Zeitraum von zwei bis drei Jahren erfolgen. Unternehmen werden spätestens 21 Monate im Voraus informiert. Die Nutzung einer zertifizierten Software ist bereits jetzt möglich.

Für deutsche Unternehmen mit Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten im Vereinigten Königreich bedeutet das: Bestehende Unternehmensdaten müssen überprüft und – wenn nötig – angepasst werden. Auch geplante Gründungen sollten frühzeitig vorbereitet werden. Für deutsche Unternehmen und Gründer bedeutet diese Reform mehr Rechtssicherheit, aber auch erhöhte Dokumentations- und Prüfpflichten. Diese dienen einem klaren Zweck: Der Stärkung des Vertrauens in den Unternehmensstandort UK.  

Autorin: Ref. Charlotte von Dewitz